Muss ich Anrufern sagen, dass eine KI spricht? Hinweispflichten nach DSGVO und AI Act — mit fertigen Formulierungen

07. Juli 202610 Min. Lesezeit

Du überlegst, einen KI-Telefonassistenten einzusetzen — und die erste Frage deines Steuerberaters oder deiner Meisterin ist: „Darfst du das überhaupt? Muss das nicht angesagt werden?" Gute Frage. Hier ist die Antwort zur KI-Telefonassistent-Hinweispflicht, kompakt und ohne 20 Seiten Juristendeutsch.

Kurz-Antwort: Ja, du musst Anrufern sagen, dass eine KI spricht. Der EU AI Act (Art. 50) verpflichtet ab dem 2. August 2026 dazu, Menschen zu informieren, wenn sie mit einem KI-System interagieren — außer es ist offensichtlich. Zusätzlich verlangt die DSGVO (Art. 13) schon heute Transparenz über die Verarbeitung der Anrufdaten. Ein Satz am Gesprächsanfang („Hier spricht der digitale KI-Assistent von …") erfüllt die Kennzeichnung in der Praxis. Drei fertige Formulierungen findest du unten.

Wichtig vorab: Dieser Artikel ist keine Rechtsberatung, sondern eine praktische Einordnung für kleine Betriebe (Stand Juli 2026). Im Zweifel frag eine Anwältin oder deinen Datenschutzbeauftragten.

KI-Telefonassistent-Hinweispflicht: Welche Regel kommt aus welchem Gesetz?

Es kursieren viele Halbwahrheiten — „die KI muss sich jede Minute wiederholen", „ohne Einwilligung darf gar nichts". Tatsächlich kommen die Pflichten aus verschiedenen Quellen, die unterschiedliche Dinge verlangen und zu unterschiedlichen Zeitpunkten greifen:

Pflicht	Quelle	Was konkret verlangt wird	Gilt ab
KI-Kennzeichnung: Anrufer müssen erkennen können, dass sie mit einem KI-System sprechen	AI Act, Art. 50 Abs. 1 (Verordnung (EU) 2024/1689)	Information spätestens bei der ersten Interaktion — außer der KI-Einsatz ist für eine verständige Person offensichtlich	2. August 2026 (Anwendbarkeit der Transparenzpflichten aus Art. 50)
Datenschutz-Information: Anrufer müssen wissen, wer ihre Daten wofür verarbeitet	DSGVO, Art. 13	Verantwortlicher, Zweck, Rechtsgrundlage, Speicherdauer, Betroffenenrechte — am Telefon üblicherweise als Kurzhinweis plus Verweis auf die Datenschutzerklärung	Gilt seit Mai 2018, unabhängig von KI
Hinweis auf Aufzeichnung (falls Anrufe aufgenommen werden)	§ 201 StGB plus DSGVO	Aufnahme nur mit Kenntnis bzw. Einwilligung der Anrufer — also klar ansagen und Widerspruch ermöglichen	Gilt schon immer
Kein Täuschen über den Gesprächspartner	Irreführungsverbot (UWG)	Eine KI, die sich aktiv als Mensch ausgibt („Ja, ich bin die Sabine aus dem Büro"), ist riskant — auch schon vor dem AI Act	Gilt schon immer

Die gute Nachricht: Alle diese Pflichten lassen sich mit ein bis zwei Sätzen am Gesprächsanfang erledigen. Du brauchst keine Einwilligung dafür, dass eine KI ans Telefon geht — du brauchst Transparenz.

Zur zeitlichen Einordnung: Der AI Act ist seit August 2024 in Kraft, die Transparenzpflichten aus Art. 50 werden ab dem 2. August 2026 anwendbar — also in wenigen Wochen. Wer jetzt einen KI-Telefonassistenten einführt, setzt die Ansage am besten von Tag eins an richtig auf; dann gibt es im August nichts nachzurüsten.

Was die DSGVO darüber hinaus von dir und deinem Anbieter verlangt — Auftragsverarbeitung, Speicherort, Löschfristen — haben wir separat als Käufer-Checkliste aufgeschrieben: KI-Telefonassistent und DSGVO: was kleine Betriebe wirklich beachten müssen.

Drei kopierfertige Hinweis-Formulierungen

Du kannst die Texte direkt übernehmen und an deinen Betrieb anpassen. Alle drei erfüllen den Kern der Kennzeichnungspflicht: Der Anrufer weiß in den ersten Sekunden, dass er mit einer KI spricht.

1. Minimal korrekt (nüchtern, kurz)

„Willkommen bei [Betriebsname]. Sie sprechen mit unserem digitalen KI-Assistenten. Ihre Angaben werden zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet — Details finden Sie in der Datenschutzerklärung auf unserer Website. Wie kann ich Ihnen helfen?"

Das ist die Pflicht ohne Kür: KI-Hinweis, Datenverarbeitungshinweis, Verweis auf die Datenschutzerklärung. Wenn du zusätzlich aufzeichnest, ergänze: „Das Gespräch wird aufgezeichnet — wenn Sie das nicht möchten, sagen Sie es einfach."

2. Freundlich (empfohlen für die meisten Betriebe)

„Hallo, hier ist der digitale Assistent von [Betriebsname]. Ich nehme Ihr Anliegen auf, und das Team meldet sich schnellstmöglich zurück — oder ich helfe direkt, zum Beispiel bei Terminwünschen und Öffnungszeiten. Womit kann ich Ihnen helfen?"

Der Trick: Der KI-Hinweis („digitaler Assistent") steht vorn, wird aber sofort mit einem Nutzenversprechen verbunden. Der Anrufer hört nicht „Maschine", sondern „hier kümmert sich jemand". Den Datenschutz-Kurzhinweis kannst du ans Ende der Begrüßung legen.

3. Branchenspezifisch (Beispiel Handwerksbetrieb)

„Hier ist der digitale Assistent von [Betriebsname]. Die Kollegen sind gerade auf der Baustelle — aber Ihr Anliegen geht nicht verloren: Ich notiere alles, und Sie bekommen heute noch eine Rückmeldung. Worum geht es denn?"

Diese Variante nennt den Grund, warum kein Mensch rangeht — dadurch wirkt der Hinweis erfahrungsgemäß nachvollziehbarer, gerade bei Stammkunden. Funktioniert genauso für die Physiopraxis („alle Hände sind gerade am Patienten"), den Salon oder die Werkstatt. Mehr Ansage-Vorlagen — auch für den klassischen Anrufbeantworter — findest du in unseren 12 Begrüßungsansage-Vorlagen zum Kopieren.

Was du vermeiden solltest: ein menschlicher Vorname ohne KI-Hinweis („Hier ist Lisa, was kann ich für Sie tun?"), das aktive Leugnen auf Nachfrage („Nein, ich bin keine KI") — und juristische Bandwurmsätze von 45 Sekunden, bevor der Anrufer sein Anliegen loswerden darf. Der Hinweis darf kurz sein. Er muss nur ehrlich sein.

Schreckt der Hinweis Anrufer ab?

Die ehrliche Antwort: weniger, als viele befürchten — solange die KI danach schnell und kompetent hilft. Anrufer legen selten auf, weil eine KI spricht; sie legen auf, wenn sie nicht weiterkommen. Der Frust entsteht bei Warteschleifen, starren Sprachmenüs („Drücken Sie die 2") und Assistenten, die die Frage nicht verstehen — nicht beim ehrlichen Satz am Anfang. Wie das speziell bei älteren Kunden ankommt, haben wir hier eingeordnet: Akzeptieren ältere Kunden einen KI-Telefonassistenten?

Zwei Dinge helfen zusätzlich:

Ein Ausweg zum Menschen. Wer explizit einen Menschen verlangt, sollte einen Rückruf oder eine Weiterleitung bekommen. Das ist gut für die Akzeptanz und entschärft nebenbei viele rechtliche Sorgen. Wie du solche Eskalationsregeln sauber aufsetzt: Übergabe an den Menschen.
Kein Overacting. Eine KI, die künstlich „menschelt" (Räuspern, „ähm", erfundener Smalltalk), untergräbt genau die Transparenz, die der Hinweis herstellen soll.

Und der ehrliche Gegen-Check: Wenn du die KI vor deinen Kunden verstecken wollen würdest, ist ein KI-Telefonassistent das falsche Werkzeug für dich. Das Modell funktioniert nur offen. Wer ein „unsichtbares" Sekretariat will, ist bei einem menschlichen Telefonservice besser aufgehoben. Und wenn du ohnehin nur zwei, drei Anrufe pro Woche verpasst, reicht oft schon eine gute Anrufbeantworter-Ansage mit Rückrufversprechen — ganz ohne Tool und ohne Hinweispflicht-Thema.

Offene Rechtsfragen — was noch nicht abschließend geklärt ist

Ehrlichkeit gehört dazu: Ein paar Punkte sind Stand Juli 2026 weder höchstrichterlich entschieden noch behördlich im Detail ausbuchstabiert.

Wie ausführlich muss der Hinweis sein? Art. 50 AI Act verlangt Information spätestens bei der ersten Interaktion, macht aber keine Wortlautvorgabe. Ob „digitaler Assistent" reicht oder ob das Wort „KI" fallen muss, ist nicht ausjudiziert. Unsere Formulierungen sind bewusst so gebaut, dass der KI-Charakter unmissverständlich ist — das ist die sichere Seite.
Die Offensichtlichkeits-Ausnahme. Der Hinweis kann entfallen, wenn der KI-Einsatz für eine „angemessen informierte" Person offensichtlich ist. Verlass dich darauf lieber nicht: Moderne KI-Stimmen sind gerade nicht offensichtlich künstlich — das ist ja ihr Zweck.
Aufsicht und Bußgeldpraxis. Wie streng die Marktüberwachung bei kleinen Betrieben hinschaut und wie Verstöße sanktioniert werden, wird sich erst nach dem 2. August 2026 zeigen. Klar ist nur: Der Hinweis kostet dich einen Satz — das Risiko, ihn wegzulassen, steht in keinem Verhältnis dazu.
Zusammenspiel mit der DSGVO-Vollinformation. Wie viel Datenschutz-Information wirklich ins Gespräch muss und was auf die Website ausgelagert werden darf, handhaben Aufsichtsbehörden bislang pragmatisch (Kurzhinweis plus Verweis) — eine formale Garantie gibt es dafür nicht.

Disclaimer: Dieser Artikel gibt den Stand Juli 2026 nach bestem Wissen wieder und ersetzt keine Rechtsberatung im Einzelfall. Gerade beim AI Act entwickeln sich Auslegung und Leitlinien noch. Für verbindliche Aussagen zu deinem Betrieb sprich mit einer auf IT- und Datenschutzrecht spezialisierten Kanzlei.

Übrigens: Wie ein Anbieter mit genau diesen Fragen umgeht, ist ein gutes Auswahlkriterium. In unserer Checkliste mit 15 Fragen an jeden KI-Telefonassistent-Anbieter steht die Hinweispflicht deshalb mit drin.

Deine Umsetzung in 4 Schritten (dauert keine 30 Minuten)

Begrüßung anpassen: Eine der drei Formulierungen oben übernehmen, Betriebsnamen einsetzen, Probeanruf machen.
Datenschutzerklärung ergänzen: Ein Absatz zum KI-Assistenten — welche Daten anfallen (Anliegen, Rufnummer, ggf. Aufnahme und Transkript), wofür und wie lange.
Aufzeichnung klären: Wenn Gespräche aufgenommen werden, gehört das in die Ansage — mit der Möglichkeit zu widersprechen.
Menschen-Ausweg testen: Einmal selbst anrufen und „Ich möchte mit einem Menschen sprechen" sagen. Was dann passiert, sollte dir gefallen.

Häufige Fragen

Muss eine KI sich am Telefon als KI zu erkennen geben?

Ja. Ab dem 2. August 2026 verlangt Art. 50 des EU AI Acts, dass Menschen bei der Interaktion mit einem KI-System darüber informiert werden — spätestens bei der ersten Interaktion. Beim Telefonat heißt das praktisch: ein klarer Hinweis in der Begrüßung. Schon heute ist es wegen des Irreführungsverbots riskant, eine KI als Menschen auszugeben.

Reicht „digitaler Assistent" oder muss ich „KI" sagen?

Der AI Act schreibt keinen Wortlaut vor. „Digitaler Assistent" verstehen die meisten Anrufer korrekt; wer auf Nummer sicher gehen will, sagt „digitaler KI-Assistent". Entscheidend ist, dass keine falsche Vorstellung entsteht, ein Mensch spreche.

Brauche ich eine Einwilligung der Anrufer, bevor die KI sprechen darf?

Für das Gespräch selbst nicht — nötig ist Transparenz, keine Zustimmung. Anders bei der Aufzeichnung: Gespräche ohne Kenntnis der Beteiligten aufzunehmen ist strafbar (§ 201 StGB). Also klar ansagen und Widerspruch ermöglichen. Die DSGVO-Informationspflichten erfüllst du mit Kurzhinweis plus Datenschutzerklärung.

Was passiert, wenn ich den Hinweis weglasse?

Ab August 2026 verstößt du gegen die Transparenzpflicht des AI Acts; daneben drohen datenschutz- und wettbewerbsrechtliche Risiken wie Abmahnungen oder Beschwerden bei der Aufsichtsbehörde. Wie die Bußgeldpraxis für Kleinbetriebe aussehen wird, ist offen — aber da der Hinweis nichts kostet, gibt es keinen vernünftigen Grund, es darauf ankommen zu lassen.

Gilt das auch für ausgehende Anrufe und WhatsApp-Nachrichten?

Ja, die Logik ist dieselbe: Wer mit einem KI-System interagiert, muss das erkennen können — egal ob die KI anruft, angerufen wird oder chattet. Bei Textnachrichten ist ein kurzer Hinweis wie „Sie schreiben mit dem digitalen Assistenten von [Betriebsname]" die saubere Lösung.

So hilft dir Telewa dabei

Telewa ist ein KI-Assistent für Telefon und WhatsApp, gebaut für kleine Betriebe in Deutschland — Physiopraxen, Salons, Kfz-Werkstätten und Handwerker. Die Begrüßungsansage legst du selbst fest: Du kannst eine der Formulierungen aus diesem Artikel wörtlich übernehmen, und der Assistent stellt sich in jedem Gespräch genau so vor — rund um die Uhr, mit natürlicher deutscher Stimme. Anrufe landen mit Aufnahme, Transkript und Zusammenfassung in einem Posteingang, verpasste Anliegen können automatisch per WhatsApp weiterlaufen. Beim Onboarding machst du einen Demo-Testanruf und hörst dir deine Ansage selbst an, bevor der erste echte Kunde sie hört — ganz ohne IT-Kenntnisse. Das Ganze ist auf die Anforderungen europäischer Betriebe ausgelegt; welche Fragen du trotzdem jedem Anbieter stellen solltest, steht in der oben verlinkten Checkliste.

Wenn du wissen willst, wie Telewa Anrufe für deinen Betrieb annimmt: Buch dir eine kostenlose Demo für Handwerksbetriebe — für Physio, Beauty und Kfz zeigen wir dir die Demo ebenfalls passend zu deiner Branche.